신입사원부터 C 레벨까지 습관 들이는 파일명 작성 규칙

현대인의 디지털 기반 업무 환경에서 잘 정리된 도큐먼트 폴더와 파일 관리는 업무 효율을 높이는 데 큰 비중을 차지한다.

센스있는 직장인이라면 주기적으로 PC 또는 노트북 컴퓨터의 바탕화면과 문서 폴더를 점검하고 향후 자료 파악이 용이하도록 잘 정리해 놓지만 그렇지 않은 경우라면, 하루 이틀 정리를 미루다 보면 어느새 난장판이 되어버린다. 그만큼 쌓이는 업무 문서자료가 많다는 방증이다.

날마다는 힘들더라도 한 주 또는 한 달에 한 번 정도 날짜를 정해서 정리하는 습관을 들이다 보면 아주 효율적인 업무 습관을 길들이게 된다. 세 살 버릇 여든까지 간다고 하듯 신입사원 때부터 제대로 배웠다면 C 레벨일 때도 좋은 업무 습관을 유지하게 된다.

앞서 '효율적인 디자인 프로젝트 위한 파일.폴더 관리, 파일링 시스템 구축하기'에 대해서 설명을 했다면, 이 글을 통해서는 개별 파일 정리정돈과 색인이 용이하도록 파일명을 네이밍하는 규칙에 대해 다루고자 한다.

개인적으로 사용하는 파일 관리의 프로세스는 임시 > 진행 > 완료 > 백업의 4단계 과정을 거치는 체계를 갖추고 업무에 활용하고 있다. 이를 통해 모든 파일은 생성-관리-보관한다.

자체 생성이나 고객.파트너로부터 전달받은 파일은 나름 정한 규칙에 따라 네이밍한 후 즉각 정리하거나 주기적으로 정리 과정을 거치게 된다.

그리고 만약의 사고에 대비해 백업은 하드 드라이브 특정 폴더에 저장하고 클라우드 서버에 동시에 백업 저장되도록 동기화하는 것을 추천한다.

효율성 높은 4가지 파일명 작성 규칙

파일명을 정리하는 일반적인 형식은 [프로젝트명_세부 과제명_날짜_버전레이블.확장자] 형태를 갖춘다. 이럴 경우, 해당 프로젝트 과제 파일이 날짜 그리고 버전 순서대로 정리되기 때문에 최신자료 및 특정 자료를 손쉽게 찾아 쓸 수 있다.

1. 파일명에 공백을 넣지 않고 구분자로 구분하기.

파일명 작성 규칙에서 공백은 '언더바(_)'로 연결하고 종속된 연관 구분자는 '마이너스 기호(-)'로 이어준다.

예시) 2020국제디자인심포지엄_포스터디자인-가이드라인_20200103_ver01.pdf

2. 공통파일은 넘버링으로 상위레벨로 리스팅한다.

공통업무 내용을 담은 상위 레벨 자료는 '[00]'넘버링 형태를 파일명 앞에 붙여 항상 상단에 리스팅되도록 하면 주목도가 높아 관리가 용이하다.

예시) [01]2020국제디자인심포지엄_포스터디자인-가이드라인_20200103.pdf

3. 날짜 우선 프로젝트 파일은 날짜를 앞에 쓴다.

날짜별로 진행되는 업무가 많은 경우라면 날짜를 파일명 앞에 먼저 넣는 방법을 권장한다.

예시) 20200103_2020국제디자인심포지엄_포스터디자인-가이드라인.pdf

4. 영문파일명은 대.소문자 구분을 통해 공백없이 사용한다.

영문으로 파일명은 작성할 때는 대.소문자를 구분하여 공백없이 작성하는 것을 권장한다. 한글과 달리 영문은 철자 수가 많아져 파일명이 길어지는 경우가 발생한다.

예시) 20200103_InternationalDesignSymposium_PosterDesign-Guideline.pdf

이런 형태로 파일을 관리하면 중복 방지, 작업 추적, 빠른 색인이 용이해져 협업과 업무 생산성이 향상됨은 물론 시간과 비용도 절약할 수 있어 개인 및 회사에도 이익이므로 긍정적인 평가를 얻게 된다.

규칙을 정하고 적응해 나가는 처음은 다소 불편함이 따르지만 익숙해지고, 습관화되면 그만큼 편하고 업무 효율 및 생산성은 높아진다는 것을 자연스럽게 깨닫게 될 것이다.